끊임없는 공부를 해야 하는 이 시대의 우리들. 문서작업의 3대장이라 불리우는 EXCEL. 엑셀은 특히나 함수가 많아서 이해하고 적용하기까지, 그리고 수정보완까지는 마냥 어려운게 현실입니다. 함수와 VBA는 일단 한쪽으로 잠시 미루어두고 보았을때도, 기본적인 사용법 조차 우리에게는 어렵습니다. 저 역시 전문가분들에 비하면, 보이지 않는 수준의 까마득한 초보이지만, 그래도 도움이 되셨으면 하는 마음에 올려보고자 합니다. 엑셀단축키 핵심편으로 명명하였고, 저도 이제는 조금은 익숙하게 사용중에 있습니다.
목차
2. 액셀단축키 기본편 :: 엑셀 초보탈출! 기가막히네요.
1. 액셀단축키 핵심편 : 중수로 가는길
새 워크시트탭 만들기 : ALT+SHIFT+F1
엑셀을 하시다 보면, 다른 관련 워크시트를 만들어 작업해야 할때가 있습니다. 이때 마우스를 잡고 하시는 방법도 있는데요, 조금더 편리하게 하고자 하신다면, 마우스보다는 키보드만으로 워크시트 추가를 하실 수 있습니다. 단축키는 ALT+SHIFT+F1 입니다.
CTRL+Z : 전단계로 돌리기
문서를 작성하시다 보면, 비단 엑샐 뿐만 아니라, 실수한 걸 되돌려야 할때가 있습니다. 혹은 자칫 잘못해서 문서작업창에서 문서를 통으로 지우셨을때 무척이나 유용한 단축키 이기도 합니다. 바로 CTRL+Z 입니다. 실수를 하셨더라도, 컨트롤제트를 사용하시면 실수 전단계로 돌릴 수 있으니, 참고하시면 되겠습니다.
CTRL+Y : 원상태로 돌리기
컨트롤Z키의 기능이 전단계로 돌리는 것이었다면, 컨트롤Y키는 다시 원상태로 복구하는 것입니다. 이게 무슨 쓸모가 있어 하실 수 있지만, 실수로 컨트롤제트키로 열심을 다하여 작성한 문서를 전단계로 하는 경우도 종종 있을 수 있습니다. 그때에 바로 컨트롤Y키로 원상태로 돌릴수 있습니다.
CTRL+~ : 함수서식을 한눈에!
컨트롤을 누른상태에서 물결을 눌러주시면, 입력한 함수서식이 무엇인지 볼수 있게 해주는 상당히 유용한 함수입니다. 저도 한참 열심히 배우고 있는데요, 거래명세표를 만들고자 이프함수 등을 공부하고 있는데, 여간 복잡한게 아니더라구요. 제 기준에서는 상당히 어렵습니다. 컨트롤물결 단축키와 함께라면, 어떤 함수도 공부할 수 있을거 같습니다.
CTRL+; 오늘날짜 표시하기
함수를 활용해서 오늘날짜를 구하는 방법도 있지만, 간단하게 CTRL+; 라는 단축키를 활용하여 바로 오늘날짜를 표시하는 방법도 있습니다. 저는 이방법은 몰랐는데, 무척 유용합니다. 다만 조금 다른건, 투데이함수는 날짜가 바뀌어도, 오늘 날짜를 적용하는 반면에, CTRL+;는 그날날짜만 쓰고, 날짜가 바뀌어도 해당날짜만 적용됩니다. 시간을 표시하는 단축키도 있는데요, CTRL+: 으로 하면 현재시간을 표시할 수 있습니다.
CTRL + E : 빠른채우기
말그대로 빠른 채우기 입니다. 빠른채우기 할때에는, 작업파일 [A2열의 엑셀]과 작업명 [11월 장부]에 대한 내용을 먼저 C2열에 작성을 해주신 다음에 CTRL + E 키를 사용하여 채우기를 합니다. 제가 작성한 예시를 보면 무척이나 쓸데 없어보이지만, 그 다음 예시를 보면 어느정도 공감하실 수 있을거 같습니다.
한 예로 빠른채우기를 적용해보았습니다. 일단 한열은 엑셀자체에서 분석하여 빠른채우기 할 수 있도록 작성하여야 하구요. 이후에 CTRL + E 단축키를 사용하시면 아래와 같이 단번에 생년월일은 그대로 따오고, 나머지 뒷자리는 *표시로 단숨에 채울 수 있는 유용한 엑셀단축키 입니다.
새파일 만들기 CTRL+N
한글과 똑같은 단축키인 새파일만들기 단축키 CTRL+N 입니다. 추가 파일을 작업할때 사용하는 단축키이며, 이작업을 할 때에 마우스로 움직여서 새파일을 만드는 건 은근히 손이 가서 살짝 불편합니다. 이때에 CTRL+N을 사용하시면 아주 편리합니다. 더불어 CTRL+O 단축키를 사용하시면 파일을 여는 기능을 사용하실 수 있습니다만, 저는 CTRL+N을 평소에 자주 사용하게 되는거 같습니다.
CTRL+1 : 셀서식창 열기
셀서식창을 열어 셀서식의 다양한 기능을 사용할 수 있게 해줍니다. 저는 보통 표시형식에서 사용자지정 혹은 다른 범주의 단위기능을 많이 사용합니다. 화폐는 "원"이나 심볼로 통화를 사용하기도 해요.
CTRL+home : A1열로 이동
행의 가장 처음이자 열의 가장 처음인 A1셀로 이동하는 엑샐단축키 입니다.
CTRL+page up/down : 시트간의 이동
시트간의 이동을 하게 해주는 엑샐단축키 입니다. 저는 무척 유용하게 사용하고 있습니다.
CTRL+K : 하이퍼링크 삽입
하이퍼링크를 삽입할 수 있습니다. 직접 주소를 쳐도 되고, 문서에 대한 좌표, 시트좌표 등도 직접 입력하여 이동할 수 있게 해주었습니다. 하이퍼링크를 보고 있자니, 예전에 엑셀을 좀 더 편리하게 관리하고자 나온 마이크로소프트의 프로그램이 생각나네요.
CTRL+D : 바로위의 셀을 복사
공부하면서 보았는데, 세상편리한 단축키가 또 있었습니다. 정말이지 엑셀의 세계는 무궁무진한거 같습니다. 끊임없는 학습이 병행되어야 하겠지만, CTRL+D 단축키 하나로 바로 위 셀을 복사할 수 있다니.. 신세계입니다.
SHIFT+F3 : 함수 마법사
엑샐 하면 누가 뭐래도 함수의바다 아닐까요? 최근에 사용한 함수가 기억이 가물가물하다면 함수마법사 단축키를 눌러 함수를 찾아볼 수 있습니다.
SHIFT+F10 : 마우스우클릭
키보드가 없거나, 노트북으로 하는 마우스가 불편하다면, 충분히 사용해볼법한 마우스우클릭 단축키 입니다. 저의 경우에는 이걸 알게 된 이후, 업무의 속도와 질이 크게 향상되었답니다. 눈에 보일듯 보이지 않는 속도를 만들어준 그대!
F4 : 직전 작업 반복
직전작업을 반복하게 하여 업무효율을 증대시켜주는 단축키 입니다. 그렇지만, 병합 등은 셀을 따로 지정을 해주고 해야 하는 번거로움이 있습니다.
F7 : 맞춤법검사
시트내 맞춤법검사를 해주는 단축키로, 더이상 한글이나 네이버 등으로 복사해서 맞춤법검사를 해줄 필요가 없습니다(저만그랬겠죠?). F7키 한번으로 시트내 맞춤법검사가 가능하니까요.
2. 액셀단축키 기본편 : 초보탈출!
안내해 드린 액셀단축키가 SHORTKEY 핵심이었다면, 이번에는 기본이 되는 액샐단축키 입니다. 기본만 충실하면, 회사를 취직하든 이직하든, 혹은 학업에 사용하든 인정은 받기 마련입니다.
F2 : 글자입력
글자입력에 사용하는 단축키 입니다. 엑셀을 처음 사용하시는 분들이 가장 많이 범하는 실수 인데요, 글씨가 이미 작성된 상태에서, 글자를 입력하면 원래 사용하였던 글자들이 다 없어지곤 합니다. 이를 방지하려면, 마우스를 더블클릭해서 작성하거나, F2단축키를 활용하여 글자를 입력하는 것입니다.
ALT+ENTER : 셀안에서 줄바꾸기
셀안에서 줄을 바꿔야 할때가 있습니다. 지난번 포스팅에서 엑셀 자동줄바꾸기를 말씀드린적이 있는데요, 알트엔터키를 활용하여 임의로 줄을 바꾸는 것도 있습니다.
CTRL+C 복사하기, CTRL+V 붙여넣기
모든 곳에서 똑같이 쓰이는 복사하기, 붙여넣기, 오려두기 SHORTKEY 입니다. 가장 기본이 되는 것이며, ESC(주로 취소기능), ENTER(입력기능)과 같이 광범위하게 쓰이지만, 기능은 오히려 이 둘보다 더 확실하게 공통적으로 똑같이 쓰이므로, 반드시 알아두셔야 하는 기본이 되는 기본중에 기본인 액셀단축키 입니다.
CTRL+X, CTRL+V : 오려두기, 붙여넣기
복사하기와 오려두기의 가장 큰 차이점은, 복사하기는 원본셀을 그대로 놔두고 복사할 수 있지만, 오려두기는 원본셀을 없애고 붙여넣기를 할 수 있는 기능입니다.
SHIFT 누른상태에서 방향키 : 셀클릭
셀을 원하는 만큼 지정해서 삭제 혹은 복사 등을 할 수 있게 해주는 EXCEL SHORTKEY 입니다. 간단하지만, 무척이나 유용한 액셀단축키 인데요, 사용도 무척 심플하지만, 이만큼 유용하기도 쉽지 않습니다.
CTRL+방향키 : 셀의 가장끝으로 이동
표 혹은 글자가 입력된 셀들에서 CTRL+방향키를 누르면 최우측, 최좌측, 최상단, 최하단으로 이동이 가능합니다.
CTRL+SHIFT+방향키
CTRL+방향키가 입력된 셀들에서 최우측,최좌측,최상단, 최하단으로 이동이 가능했다면, SHIFT를 누르고 하면 셀들을 방향대로 이동하면서 셀들을 모두 드래그해서 이동할 수 있게 됩니다.
ALT + B : 글씨 굵게
글자를 드래그 한 상태에서 EXCEL단축키 ALT + B를 눌러주시면 아래와 같이 글씨가 두꺼워지게 할 수 있습니다. 컬러 지정과 빗금, 폰트변경 등 역시 할 수 있지만, 엑셀의 작업물은 가시적인 것보다는 데이터에 있다고 생각하는 저 입니다. 행열의 색깔과 폰트, 그리고 글씨만 두꺼워도 데이터관리에 좋을거 같다는 생각입니다.
CTRL+S : 파일 저장
글자를 드래그 한 상태에서 EXCEL단축키 ALT + B를 눌러주시면 아래와 같이 글씨가 두꺼워지게 할 수 있습니다. 컬러 지정과 빗금, 폰트변경 등 역시 할 수 있지만, 엑셀의 작업물은 가시적인 것보다는 데이터에 있다고 생각하는 저 입니다. 행열의 색깔과 폰트, 그리고 글씨만 두꺼워도 데이터관리에 좋을거 같다는 생각입니다.
CTRL+P : 인쇄
인쇄단축키로 익스플로러와 크롬을 포함해서, 모든 문서작업에 공통적으로 적용되는 인쇄단축키 입니다.
F12 : 다른이름으로 저장
마우스를 잡고 파일>다른이름으로 저장이라는 번거로운 절차 없이 엑샐단축키 F12만으로도 다른이름으로 저장 기능을 사용할 수 있습니다.
CTRL+F : 찾기
그런데 문서작성을 다하고 나서 수정할게 있다면 어떻하죠? 그럴때에는 CTRl+H를 눌러서 바꿔주시면 됩니다. 단! 일괄적으로 다 적용될 수 있으니, 셀을 지정하고 하시는게 좋겠습니다.
3. 엑셀함수 : 엑셀고수로 가는길
날짜/시간 함수 : 오늘이 며칠인지 정도는 알고갑시다.
'올바른 과정에 올바른 결과물이 나온다' 라는 말처럼 정갈하게 잘 차려진 밥상을 만들고자 하신다면, 알아두실 필요가 있는 날짜/시간 함수 입니다. 저의 경우에는 이중에 다 쓰진 않고, 평소에 쓰는 함수가 일일업무보고서 작성차, =today()함수와 =now()함수 정도 입니다.
=today 라고만 쓰여 있어서 =today 라고만 쓰시면 당연히 함수적용이 안됩니다. 그래서 어떻게 사용하였는지 보여드리기 위해서 아래에 영상을 첨부하였습니다. 간단합니다. =today() 라고 괄호를 넣어주시면 됩니다. 영상 확인해주세요.
논리함수 : 복잡하지만, 알면 고수반열
컴퓨터는 참으로 단순합니다. 이진법으로 0과 1에 기초를 두었으며, TRUE와 FALSE로 정의됩니다. 그래서 수식이 잘못되어 TRUE와 FALSE로 구분되지 못하면, 표시를 하지 못하는데요, 논리함수의 경우, 저 역시 오류를 범할 수 있는 부분이 많아 실력이 좋으신 엑셀레이터 분들의 조언이 필요합니다. 그렇지만 엑셀을 다루는데 있어, 빠져서는 안되는 수식이기도 하므로 간단하게 설명을 첨부하였습니다.
IF함수 :: 합격과 불합격은 누구인가?
한예로 가장 광범위하게 쓰이고, 응용도 가능한 무궁무진한 이프함수(IF함수)를 하나 만들어보았습니다. 제 실력이 아직 고수실력에 미치지 못하여 간단한 이프함수로 맛만 보여드리고자 합니다. 이프함수를 정의하자면, 컴퓨터의 이진법(二進法)논리에 따라 1과 0, TRUE와 FALSE로 구분되어 집니다. 학생들의 평균값을 구하고, "합격"과"불합격"으로 나누어 보겠습니다.
=IF(L46>=80,"1","0")
말씀드린대로, 1은 참(TRUE)이고 0은 거짓(FALSE)입니다. 평균값 80점을 넘지 못하면 불합격으로 하기로 하고, 80점일 경우에는 합격으로 표시하기로 하였습니다. =IF(L46>=80,"1","0")로 입력하였습니다 L46셀의 값은 영수의 시험평균값셀 이고, 풀어보면, =IF(L46셀 영수의평균값이 80이상이면 "1(합격)", 그이하면 "0(불합격)"입니다)로 풀어볼 수 있겠습니다. 더 말하면 괜히 헷갈리시니 아래 표와 이미지를 봐주세요.
통계함수 : 보고서의 정석
통계함수는 대표적으로 통계를 낼때 쓰는 함수 입니다. 주로 보고서 형태로 경쟁사보다 우월한 위치에 있는 값을 알릴때에 쓰이기도 하고, 학생들에게는 레포트 비교값을, 더 간단하게는 학업성적 평균을 낼때에 쓰입니다.
가장 빈번하게 쓰이는 average함수를 통해 평균값을 구해보았습니다. 위의 (범위)라고 적혀있는 것은 범위를 지정해주셔야 한다는 뜻입니다. 영수는 사회와 과학을 100점을 맞았지만, 국어에서 낮은점수를 받아서, 평균점수가 80점이고, 세영이가 고루고루 높은 점수를 받아 가장 높은 평균점수를 보유하고 있는 걸 확인할 수 있었습니다.
수학 함수 : 기본이 되는 함수
수학함수 하면, 가장 먼저 쉽게 떠오르는 함수가 바로 행 혹은 열의 합계를 내는 SUM함수 일것입니다. 그외에도 다른 함수들이 있기는 하지만, sum으로 충분히 만족하시는 분들이 저를 비롯해서 아마 많으실거라고 생각되는데요, 수학함수의 한 예를 SUM으로 해보겠습니다.
SUM함수 : 합계를 내주는 만능함수
SUM함수를 활용하여, 저희 모임의 하반기 회비 결산을 해보고자 합니다. 모임의 총무로서 회비 안내는 사람들에게 싫은 소리 안하고, 회비를 받아낼 수 있는 방법이 바로 이렇게 엑셀시트를 작성 및 정리해서 단톡방에 공유하는 게 한 방법이기도 한데요, 그러기 위해서는 일단 SUM 함수의 기능을 아셔야겠죠? B5열부터 B10열까지를 묶었습니다. 6월 회비 합계는 모두 50,000원이 나와야 하는데, 다행히 모두 다 낸 걸 확인 할수 있었습니다. 7월부터 12월까지는 B10셀의 함수를 컨트롤씨 컨트롤브이 해주면 됩니다. 이거이거.. 모임회비 잘걷는 방법 팁 드리고 말았네요.
하반기 회비 결산이므로, 한해 회비가 다 모였는지 알아보아야 합니다. 총무로서 재무를 담당하게 되면, 회비는 무조건 남기는 게 유리합니다. 회비가 모이면 그만큼 할 수 있는 일이 많은 까닭이죠. 다함께 모여서 여행을 간다던가, 혹은 연탄봉사를 한다던가, 기부를 한다던가, 다같이 모여서 비싸고 맛있는걸 먹으러 간다던가, 경조사비용 지급에 조금더 비중을 둔다던가 등이 해당되겠습니다. 어쨌든 임의로 설정한 김영학님은 하반기 회비결산을 하여 보니 아주 회비를 잘내셨군요.
차액계산을 위해서는 다른 함수를 써야 하겠지만, 그래도 SUM함수로도 대략적인 틀은 나왔습니다. 인원수가 작은 모임이라 누가 회비를 안냈는지 등은 한눈에 알아볼 수 있네요.
공부하고 정리하면서 한다고 시간이 상당히 오래 걸렸습니다. 엑셀의 세계는 정말 무궁무진한거 같습니다. 언젠가는 저도 제가 원하는 양식의 거래명세표 ERP 프로그램을 만들 날이 오리라 믿습니다. 감사합니다.
▼그밖에 유용한 엑셀팁!
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